Von der Testphase in den echten Einsatz

1. Gemeinsam den Start festlegen

Entscheide, ab welchem Tag euer Team seine tatsächlichen Arbeitszeiten in Vivo erfasst. Das kann bereits während der kostenlosen Testphase sein und muss nicht der erste Tag eines Monats sein. Ab diesem Stichtag sollte klar sein, welches System ihr für die laufende Erfassung nutzt.

Das Ende der Testphase setzt nichts zurück. Euer Betrieb, die Mitarbeiter und echte Buchungen bleiben bestehen. Für den dauerhaften Einsatz brauchst du keinen neuen Betrieb und keine neuen Mitarbeiterkonten.

2. Testeinträge von echten Zeiten trennen

Prüfe, was ihr nur ausprobiert habt und was bereits echte Arbeit war. Tatsächlich geleistete Stunden aus einer Testwoche gehören weiterhin zum Stundenkonto. Reine Testbuchungen, Test-Abwesenheiten oder Testschichten sollten vor dem Teamstart geklärt werden.

Ein vollständiger Testdaten-Reset ist nicht als Schaltfläche verfügbar. Melde dich bei hallo@vivoteam.de mit Testzeitraum, betroffenen Personen und gewünschtem Starttag. Wir stimmen die Bereinigung mit dir ab. Lösche nicht pauschal alle Zeiten: Das würde echte Einträge entfernen und beseitigt allein noch keine früheren Sollstunden. Bereits gespeicherte Monatsabschlüsse müssen gesondert geprüft werden.

3. Team und Arbeitsmodelle vorbereiten

Öffne Mein Team → Mitarbeiter und prüfe pro Person Arbeitstage, Wochenstunden, Pausen und das Gültigkeitsdatum des Arbeitsmodells. Das Modell soll ab dem passenden Tag gelten, damit aus der Zeit vor eurem Start keine unbeabsichtigten Minusstunden entstehen. Das tatsächliche Eintrittsdatum ins Unternehmen bleibt dabei unverändert.

Prüfe außerdem Bundesland und Feiertage sowie eure Regeln für Korrekturen und Pausen. Eine geplante Pause ist nicht automatisch ein Abzug von tatsächlich gestempelter Zeit. Legt fest, ob das Team Pausen selbst stempelt oder eine automatische Pausenregel verwendet.

Wenn du als Inhaber selbst Zeiten erfassen und in den Monatsnachweisen führen möchtest, kannst du das unter Mehr → Betriebsregeln → 5. a) auswählen. Wer nur verwaltet, muss dafür keine eigenen Arbeitszeiten führen.

4. Vorhandene Stunden und Urlaub übernehmen

Halte für jede Person den bestätigten Stundenbestand aus der bisherigen Erfassung fest – einschließlich Vorzeichen und eindeutiger Einheit, etwa Stunden und Minuten. Der Bestand sollte den Zeitraum bis vor eurem gemeinsamen Start abdecken. Notiere den Stichtag und die Herkunft, zum Beispiel die bisherige Zeiterfassung.

Wenn du Hilfe bei der Übernahme brauchst, sende uns die abgestimmten Bestände und den Stichtag. Wir prüfen mit dir die vorhandenen Werte und die geplante Ergänzung, bevor sie gebucht wird. Die Übernahme sollte separat nachvollziehbar bleiben und keine laufenden Zeitbuchungen überschreiben.

Prüfe beim Urlaub den Jahresanspruch, bereits genommenen Urlaub, genehmigte zukünftige Tage und gegebenenfalls Übertrag aus dem Vorjahr. Resturlaub ist nicht automatisch der Jahresanspruch. Schon berücksichtigte Urlaubstage dürfen nicht noch einmal abgezogen werden. Auch hier helfen wir dir beim Abgleich.

5. Den ersten Ablauf mit dem Team durchgehen

Für die Nutzung am eigenen Handy oder Computer nimmt jeder Mitarbeiter seine Einladung an und meldet sich mit der zugehörigen E-Mail-Adresse an. Die iPhone-App nutzt dasselbe Konto und denselben Betrieb. Ihr könnt auch im Browser arbeiten.

Am gemeinsamen Terminal wählen Mitarbeiter ihren Namen und stempeln mit ihrer persönlichen PIN. Ein eigener Handy-Login ist dafür nicht nötig. Terminal und Handy können kombiniert werden; sie verwenden dieselben Zeitbuchungen. Das Terminal ist als Beta verfügbar. Geht Einrichtung, PIN und Geräteneustart vor dem ersten Einsatz gemeinsam durch.

Zeige dem Team Arbeitsbeginn, Pause und Feierabend sowie den Weg für vergessene oder falsche Buchungen. Falls die Standortprüfung aktiv ist, testet auch die Standortfreigabe am tatsächlichen Arbeitsort. Jeder sollte wissen, an wen er sich bei einem Problem wenden kann.

6. Testphase und Abo im Browser verwalten

Die kostenlose Testphase dauert regulär 30 Tage. Den aktuellen Stand und das Abo findest du als Inhaber im Browser unter Mehr → Abo & Rechnungen. In der nativen iPhone-App ist die Abo-Verwaltung nicht verfügbar. Öffne Vivo dafür in Safari, Chrome oder am Computer und melde dich mit deinem bestehenden Konto an.

Das kostenpflichtige Abo beginnt nicht allein durch das Ende der Testphase. Aktiviere es bewusst für die weitere Nutzung: Zahlungsweise auswählen, Nutzerzahl und Gesamtpreis prüfen und den Abschluss bestätigen. Deine bestehenden Daten bleiben erhalten; danach kannst du die App wie gewohnt weiterverwenden.

Prüfe dabei Rechnungsadresse, Zahlungsmethode und die gewünschte E-Mail-Adresse für Rechnungen. Rechnungen und Abrechnungsdaten findest du unter Abo & Rechnungen. Wenn du den Rechnungsversand an eine andere Adresse benötigst oder Fragen zum Zahlungsstatus hast, melde dich bei uns.

7. Den ersten echten Tag und Monat prüfen

Prüfe nach dem ersten Arbeitstag mit dem Team Beginn, Ende und Pausen. Kontrolliere auch die Stundenkonten: Bestätigte Anfangsbestände und die seit dem Start entstandenen Veränderungen müssen zusammenpassen. Bei einer Abweichung zuerst Buchungen, Arbeitsmodell und Überträge prüfen, statt den Gesamtsaldo pauschal zu ersetzen.

Unter Monat siehst du schon während des laufenden Monats einen Zwischenstand. Dafür musst du den Monat nicht vorzeitig abschließen. Kläre fehlende Zeiten und offene Korrekturen, prüfe die ausgewählten Personen und lade anschließend die benötigten Zeitnachweise herunter.

Bereit für den Alltag?

• Startdatum und Umgang mit reinen Testeinträgen sind geklärt.
• Arbeitsmodelle, Pausen und Urlaubsansprüche passen.
• Vorhandene Stunden und Urlaub wurden ohne doppelte Anrechnung abgestimmt.
• Jeder Mitarbeiter kennt seinen Zugang und den Stempelablauf.
• Der Inhaber kennt das Ende der Testphase und den Weg zu Abo & Rechnungen.
• Die ersten tatsächlichen Buchungen und Stundenkonten wurden gemeinsam geprüft.

Du musst die Umstellung nicht allein vorbereiten. Melde dich bei hallo@vivoteam.de, wenn du Hilfe bei Einstellungen, Team-Einrichtung, Stundenübernahme oder dem ersten Monatsnachweis möchtest. Wir gehen die offenen Punkte gemeinsam mit dir durch.