Am eigenen Handy
Dein Team stempelt im Browser oder in der iPhone-App. Das passt auch zu wechselnden Einsatzorten.
So wird gestempelt →Für Therapie, Rezeption und Praxisleitung
Zeiterfassung für Physiotherapie
Behandlung, Dokumentation und Hausbesuche gehören zum Arbeitstag. Dein Team erfasst seine tatsächlichen Zeiten. Du behältst Teilzeit, Urlaub und den Monatsabschluss im Blick.
Ohne Kreditkarte · Ab 2,90 € pro Nutzer
Die Mitarbeiteransicht · fiktive Beispieldaten
Euer Alltag ist mehr als ein Stundenplan
Mehr als Behandlungszeit
Vorbereitung, Dokumentation und Teamsitzungen gehören dazu. Der Patientenkalender bildet nicht den gesamten Arbeitstag ab.
Teilzeit und geteilte Tage
Jede Person hat ihr eigenes Arbeitsmodell. Vormittag und Nachmittag lassen sich getrennt stempeln.
Hausbesuche und Wege
Vereinbart, welche Fahrten zur Arbeitszeit gehören. Vivo übernimmt keine Fahrzeiten aus eurem Terminkalender.
Dein Überblick als Inhaber
Die Stunden im Blick und den Kopf beim Team
Arbeitszeit bewusst erfassen
Dein Team stempelt Beginn, Pause und Feierabend. Eine Terminlücke wird nicht automatisch zur Pause.
Korrekturen gemeinsam klären
Mitarbeiter ergänzen oder beantragen Änderungen nach eurer Betriebsregel. Du prüfst offene Angaben je Person.
Urlaub und Monatsstand im Blick
Urlaubsanträge werden in Vivo geprüft. Vor der Weitergabe kontrollierst du die Stunden und exportierst PDF oder Excel.
Die Inhaberansicht · fiktive Beispieldaten
Vom Arbeitstag zum Monatsabschluss
Erfassen, klären, weitergeben
- 01Den Tag erfassen
Beginn, Ende und Pausen festhalten. Geplante Einsätze erzeugen keine Stempelzeit.
- 02Offene Angaben klären
Buchungen und Korrekturen gemeinsam prüfen. Feste Arbeitstage helfen Vivo, fehlende Tage zu erkennen; flexible Modelle prüft ihr selbst.
- 03Den Monat abschließen
Nach der Kontrolle PDF oder Excel fürs Büro oder die Steuerberatung herunterladen.
Beispiel: vom erfassten Tag zum Zeitnachweis.
Wie stempelt dein Team?
Behandlung, Vorbereitung und Dokumentation gehören zum Arbeitstag. Dein Team erfasst seine tatsächlichen Zeiten unabhängig vom Terminkalender; Urlaub und Dienstplan helfen bei der Besetzung.
Mit Standortprüfung
Optional prüft Vivo beim Ein- und Ausstempeln die Nähe zum Betrieb. Adresse und Radius legst du fest; es gibt keine dauerhafte Ortung.
Standortprüfung kennenlernen →Am gemeinsamen Terminal
Ein Tablet, persönliche PINs und dieselben Stundenkonten. Auch zusammen mit Handy-Stempelungen nutzbar. Jetzt als Beta für alle Betriebe verfügbar.
Terminal-Beta entdecken →
Persönlich begleitet
Ich entwickle Vivo
Und helfe dir beim Start
Du sprichst direkt mit mir. Wir schauen gemeinsam, wie ihr heute arbeitet und was ihr für den Wechsel braucht. So musst du euren Ablauf nicht bei jedem Gespräch neu erklären.
- 01Erst euren Alltag verstehen
Wie erfasst ihr Zeiten? Welche Arbeitsmodelle, Pausen und Überträge gibt es? Was soll einfacher werden?
- 02Den Übergang vorbereiten
Wir legen Starttag, Einstellungen und Zuständigkeiten fest. Dein Team weiß, was sich ändert und wie es losgeht.
- 03Die ersten Tage gemeinsam prüfen
Stimmen Buchungen und Pausen? Wo gibt es Rückfragen? Ich unterstütze dich dabei, den Ablauf passend einzurichten.
Oliver Eitner · Gründer & Entwickler
Mit mir den Start besprechen ↗Wir stimmen vorab ab, welche Unterstützung ihr braucht. Du kannst Vivo auch selbst einrichten.
Vor dem Start
Deine Fragen zu Vivo
Kann unser Team unterschiedliche Sprachen nutzen?
Ja. Jede Person stellt die Sprache einmal selbst ein. Das ist unabhängig von der Sprache der Praxisleitung.
Sehe ich vor dem Export, ob Zeiteinträge fehlen?
Ja. Unter Monat siehst du den Status für dein Team und pro Mitarbeiter. Bei festen Arbeitstagen prüft Vivo ab dem hinterlegten Erfassungsstart, welche vergangenen Tage durch Arbeitszeit oder berücksichtigte Abwesenheiten abgedeckt sind. Bei flexiblen Arbeitsmodellen ist eine automatische Vollständigkeitsprüfung nicht möglich. Ein abgedeckter Tag bedeutet außerdem nicht, dass alle Stunden inhaltlich geprüft sind.
Wie wechseln wir von Stundenzetteln zu Vivo?
Legt einen gemeinsamen Starttag fest und hinterlegt die Arbeitsmodelle. Haltet vorhandene Plus- oder Minusstunden je Mitarbeiter mit einem Stichtag fest und gleicht sie mit bereits erfassten Zeiten ab. Ein Stundenübertrag ersetzt keine alten Tagesnachweise: Bewahrt eure bisherigen Stundenzettel auf. Prüft nach dem ersten Arbeitstag gemeinsam Zeiten und Pausen.
Startet nach dem Test automatisch ein kostenpflichtiges Abo?
Nein. Du testest Vivo 30 Tage ohne Kreditkarte. Wenn du weitermachen möchtest, richtest du das Abonnement im Browser unter Mehr → Abo & Rechnungen ein. In der nativen iPhone-App ist dieser Bereich nicht verfügbar.
Ist ein Patiententermin automatisch Arbeitszeit?
Nein. Der Terminplan in der Praxissoftware steuert Patienten, nicht die Arbeitszeit. Vor- und Nachbereitung, Teamsitzung, Rezeption oder Hausbesuche können Arbeitszeit sein, auch wenn gerade kein Termin läuft. Eine Terminlücke ist nicht automatisch Pause.
Wie erfasse ich Vor- und Nachbereitung?
Die Arbeitszeit läuft mit „Ich bin da“, bis „Feierabend“ getippt wird. Vor- und Nachbereitung bleiben darin, solange sie Teil des Arbeitstags sind. Dafür muss kein Patiententermin existieren.
Wie funktionieren Pausen?
Unter Mehr → Betriebsregeln legst du fest, ob Mitarbeiter ihre Pausen stempeln oder Vivo die eingestellte Pause automatisch abzieht. Bereits erfasste Pausen werden dabei berücksichtigt, nicht doppelt abgezogen. Eine Terminlücke im Patientenkalender löst keinen Pausenabzug aus.
Wie ist das bei Hausbesuchen?
Therapeuten stempeln am Handy – in der Praxis oder unterwegs. Vivo übernimmt keine Patiententermine und keine Fahrzeiten automatisch. Fahrzeit erfasst ihr nur, wenn sie in eurem Betrieb zur Arbeitszeit zählt; dann gehört sie in die gestempelte Zeit oder in einen manuellen Eintrag.
Können Mitarbeiter Zeiten korrigieren?
Unter Ich → Arbeitszeit sehen Mitarbeiter ihre Buchungen. Deine Betriebsregel bestimmt, ob sie abgeschlossene Zeiten selbst ändern, eine Änderung zur Genehmigung einreichen oder einen Admin um die Korrektur bitten. Änderungen bleiben nachvollziehbar.
Kann ich Urlaub ebenfalls organisieren?
Ja. Therapeuten beantragen Urlaub in Vivo, ein berechtigter Admin genehmigt. Das ist getrennt vom Terminplan und von der Stempelzeit.
Wie kommen Zeiten zur Lohnabrechnung?
Nach dem Prüfen des Monats exportiert ihr Excel (XLSX) oder PDF. Vivo ersetzt weder die Kanzlei noch eine individuelle DATEV-Prüfung.
Bereit für deinen ersten Tag mit Vivo?
30 Tage kostenlos testen. Ein kostenpflichtiges Abo richtest du anschließend aktiv ein.