Vivo-Anleitung · Vivo Hilfe

Vivo einrichten – die ersten Schritte

Redaktion: Vivo · Veröffentlicht 25.08.2026 · Aktualisiert 25.08.2026

Kurze Antwort

Richte Vivo in dieser Reihenfolge ein: Personen einladen, Sollzeiten hinterlegen, Urlaubskontingente setzen, optional den Schichtplan nutzen, dann den ersten Monat prüfen und der Kanzlei eine Datei übergeben. Jeder Schritt hat eine eigene Anleitung.

1Betrieb anlegen
2Team einladen
3Zeiten erfassen
Der kleinste Start ohne Terminal.
Inhalt
  1. Für wen?
  2. So gehst du vor
  3. Gut zu wissen
  4. Wenn etwas nicht klappt
  5. Vivo-Quellen

Diese Seite ist die Orientierung für Inhaber. Sie erklärt nicht jeden Knopf, sondern die sinnvolle Reihenfolge. Die Details stehen in den verlinkten Anleitungen.

Für wen?

Für die Person, die den Betrieb in Vivo angelegt hat (Inhaber). Teammitglieder stempeln und beantragen Urlaub – sie brauchen diese Checkliste nicht.

So gehst du vor

  1. Schritt 1

    Team einladen

    Lege zuerst die Personen an, die Vivo im Alltag nutzen. Ohne Mitglieder bleibt nur dein eigenes Konto. → Mitarbeiter zu Vivo einladen

  2. Schritt 2

    Arbeitszeiten hinterlegen

    Vivo hat keinen zentralen „Arbeitsplan“ wie große Zeiterfassungssysteme. Du setzt pro Person Beschäftigungsart, Wochenstunden, optional Tagesstunden und einen Startsaldo. → Arbeitszeiten in Vivo einrichten

  3. Schritt 3

    Sollstunden und Arbeitstage prüfen

    Wochenstunden steuern den Saldo. Tagesstunden steuern, an welchen Tagen der Monatsabschluss eine Zeit erwartet. Beides liegt in derselben Anleitung.

  4. Schritt 4

    Urlaub vorbereiten

    Setze das Standard-Jahreskontingent im Betrieb und bei Bedarf Jahresurlaub plus Übertrag pro Person. Danach können Anträge laufen. → Urlaub beantragen und genehmigen

  5. Schritt 5

    Schichtplan (optional)

    Wenn ihr Dienstzeiten vorab plant: Schichten anlegen und die Woche veröffentlichen. Eine Schicht ist kein Stempel. → Schichtplan einrichten

  6. Schritt 6

    Ersten Monat prüfen

    Offene Stempelungen schließen, fehlende Tage nachtragen, dann „Als geprüft markieren“. → Ersten Monat prüfen und abschließen

  7. Schritt 7

    Zeiten an die Lohnabrechnung übergeben

    Im Monatsabschluss Excel, CSV oder DATEV erzeugen und der Kanzlei schicken. Vivo bucht nichts in der Lohnsoftware. → Arbeitszeiten für die Lohnabrechnung exportieren

Gut zu wissen

  • Ihr könnt stempeln, bevor Sollstunden stehen – der Saldo ist dann nur eingeschränkt lesbar.
  • Minijob und Aushilfe haben in Vivo kein Soll und keinen Saldo.
  • Der Schichtplan ersetzt die Zeiterfassung nicht.

Wenn etwas nicht klappt

Falls es nicht funktioniert

  • Ich weiß nicht, wo ich anfangen soll.Schritt 1: Team → Mitglieder, Person einladen. Danach Sollzeiten an derselben Person.
  • Wir brauchen heute nur Stempeln.Dann reicht einladen und „Ich bin da“. Den Rest holst du nach, bevor der erste Lohnlauf ansteht.

Das passiert danach

  • Die sieben Punkte oben sind der ganze Setup-Pfad.
  • Alltag (korrigieren, krank, Push) liegt in den anderen Hilfe-Gruppen.

Vivo-Quellen

  • Team → Mitglieder (Einladen, Wochenstunden, Urlaubskontingent)
  • Einstellungen → Betrieb → Firma (Bundesland, Standard-Jahresurlaub)
  • Einstellungen → Abrechnung & Lohn → Lohn & Export (Monatsabschluss, DATEV-Nummern)
  • Team → Schichtplan; Ich → Schichtplan
  • Monatsabschluss: „Als geprüft markieren“ nach Download

Weiterlesen