Pausen automatisch berücksichtigen

Soll und Ist: Muss ich das Arbeitsmodell verlängern?

Nein. Der automatische Pausenabzug ändert weder Beginn, Ende noch Sollstunden im Arbeitsmodell. Plane die tatsächliche Anwesenheit einschließlich der geplanten Pause. Beispiel: Beginn 07:30, Ende 14:30, geplante Pause 13:30–14:00. Rechnung: 7 Stunden Anwesenheit minus 30 Minuten Pause = 6 Stunden 30 Minuten Soll. Ohne geplante Pause wären es 7 Sollstunden. Der automatische Abzug repariert diese fehlende Planung nicht.

Dieselbe Schicht tatsächlich stempeln

Voraussetzung: Die Regel 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden gilt für den Buchungstag. Eingabe: 07:30–14:30, keine Pause gestempelt. Rechnung: 7 Stunden minus 30 Minuten automatischer Abzug = 6 Stunden 30 Minuten Ist. Sind bereits 30 Minuten Pause erfasst, kommt kein weiterer Abzug hinzu: ebenfalls 6 Stunden 30 Minuten Ist. Die tatsächlich genommene Pause muss mit der Buchung übereinstimmen.

Beispiele für die drei Arbeitsmodelle

Feste Arbeitstage: fünf Tage mit jeweils 07:30–14:30 und 30 Minuten geplanter Pause ergeben 5 × 6,5 = 32,5 Wochen-Sollstunden. Flexible Arbeitstage: 30 vereinbarte Wochenstunden bleiben 30 Sollstunden, unabhängig von der Pausenregel. Bei fünf erfassten Tagen von 08:00–15:00 ohne gestempelte Pause und jeweils 30 Minuten automatischem Abzug ergeben sich 5 × 6,5 = 32,5 Iststunden. Nur Ist-Zeiten: dieselbe Buchung 08:00–15:00 ergibt mit passender Regel 6,5 Iststunden; daraus entstehen keine festen Solltage. Die Beispiele setzen normale Arbeitstage ohne Feiertage, Abwesenheiten oder Modellwechsel voraus.

Die Grenze ist keine Uhrzeit

Bei mehr als 6 Stunden bedeutet: genau 6 Stunden ohne erfasste Pause lösen keinen automatischen Abzug aus. 6 Stunden 1 Minute lösen bei einer festen 30-Minuten-Regel einen Abzug von 30 Minuten aus; übrig bleiben 5 Stunden 31 Minuten. Bereits erfasste Pausen sind vor dem Vergleich mit der Grenze berücksichtigt. Die Regel bestimmt nicht, wann die Pause genommen wird. Sie ist keine automatische Prüfung sämtlicher gesetzlicher Pausenvorgaben.

Regel einstellen

Öffne Mehr → Betrieb → Betriebsregeln. Wähle bei Pausen automatisch abziehen Ja, die Pausendauer und die Stundengrenze. Die Grenze bezieht sich auf die erfasste Arbeit vor dem zusätzlichen automatischen Abzug. Bei genau dieser Stundenzahl gibt es noch keinen zusätzlichen Abzug. Eine kurze Zusammenfassung zeigt dir vor dem Speichern, welche Regel gilt. Die Regel gilt frühestens ab morgen; alte Buchungen werden dadurch nicht neu berechnet.

Unter Mein Team → Mitarbeiter → Arbeitsmodell kannst du für eine Person zwischen Wie im Betrieb, Eigene Regel und Kein automatischer Abzug wählen. Bei Wie im Betrieb zeigt Vivo die Betriebsregel zum gewählten Gültigkeitsdatum. Eine eigene Regel gilt für diese Person an allen Tagen, nicht nur an einem bestimmten Wochentag. Änderungen an der Sollzeit schalten den Pausenabzug nicht automatisch ein.

Beispiel: 30 Minuten bei mehr als sechs Stunden

07:30–14:30 Uhr ohne erfasste Pause ergeben nach dem Abzug 6 Stunden 30 Minuten Arbeit. Sind bereits 20 Minuten Pause erfasst, ergänzt Vivo nur zehn Minuten. Sind 45 Minuten erfasst, bleiben diese bestehen und es ergeben sich 6 Stunden 15 Minuten. Bei 6 Stunden 1 Minute ohne erfasste Pause zieht diese feste Regel ebenfalls 30 Minuten ab. Prüfe deshalb, ob die gewählte Regel zu euren tatsächlichen Abläufen passt.

Geteilte Arbeitstage

Vivo betrachtet alle Buchungen eines Tages gemeinsam. Eine Unterbrechung von mindestens 15 Minuten zwischen zwei Buchungen wird angerechnet, ohne sie erneut von der Arbeitszeit abzuziehen. Beispiel: 07:30–13:00 und 16:00–18:00 bleiben 7 Stunden 30 Minuten Arbeit. Während eine Buchung noch läuft, steht der endgültige Tagesabzug noch nicht fest.

Die tatsächliche Pause war anders

Die Arbeitszeitübersicht zeigt den zusätzlich automatisch berücksichtigten Anteil. Öffne die betroffene Buchung und korrigiere die Pause. Bei direkter Korrektur gilt die Änderung sofort. Bei Mit Genehmigung bleibt sie bis zur Freigabe unverändert; bei Nur Inhaber klärst du die Änderung mit dem Inhaber. Eine bestätigte Änderung der Pause hat für diesen Tag Vorrang vor der Automatik.

Monatsabschluss und Nachweise

Die berechnete Nettozeit fließt in die Monatsübersicht und die Zeitnachweise ein. Ein automatischer Anteil wird als Hinweis im Nachweis ausgewiesen. Neue Regeln verändern keine bereits abgeschlossenen Monate. Die geplante Pause im Arbeitsmodell bestimmt dagegen ausschließlich die Sollzeit.

Pausen müssen tatsächlich stattfinden

Ein rechnerischer Abzug ersetzt keine tatsächlich genommene Pause und ist kein Nachweis für die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben. Die Grundregel in § 4 ArbZG verlangt tatsächliche Ruhepausen; besondere Regelungen können zusätzlich gelten. Trage Abweichungen wahrheitsgemäß nach.