Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Oliver Eitner
Einzelunternehmer
Kaltenbronner Straße 6
76593 Gernsbach, Deutschland
USt-ID: DE458584055

E-Mail: hallo@vivoteam.de

Bei der Registrierung / Nutzung:

• E-Mail-Adresse und, soweit genutzt, Telefonnummer für Anmeldung und Kommunikation
• Name und Betriebsname für Einrichtung und Anzeige im Team
• Profilbild (freiwillig, über Kamera oder Upload)
• Arbeitszeitdaten (Stempelzeiten, sofern genutzt)
• Arbeitsmodelle, Schichten, Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Abwesenheiten und hochgeladene Dokumente
• Nachrichten und Beiträge im Team-Feed

Technische Daten (automatisch):

• IP-Adresse und technische Anfragedaten für Betrieb, Fehleranalyse und Missbrauchsschutz
• Browser-Typ, Betriebssystem
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Session-Cookies (technisch notwendig)

• Bereitstellung und Betrieb der Vivo-App
• Authentifizierung per Passkey, E-Mail-Code oder Magic Link
• Team-Kommunikation und Informationsverteilung
• Arbeitszeiterfassung und Urlaubsverwaltung
• Versand von Transaktions-E-Mails (Login-Links, Einladungen)
• Zahlungsabwicklung (Stripe)
• Technische Sicherheit und Missbrauchsprävention

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung: Verarbeitung zur Bereitstellung des Dienstes
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung: für optionale Angaben (Profilbild, Geburtstag) sowie für Cookies und Werbe-Identifikatoren von Google Ads
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigtes Interesse: technische Sicherheit, Missbrauchsprävention
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung: steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten

Für Arbeitszeiten, Krankmeldungen und weitere Beschäftigtendaten ist grundsätzlich der jeweilige Betrieb verantwortlich. Vivo verarbeitet diese Daten im Auftrag nach Art. 28 DSGVO. Der Betrieb bestimmt die Rechtsgrundlage, gegebenenfalls nach § 26 BDSG und Art. 9 DSGVO bei Gesundheitsdaten, und informiert seine Mitarbeiter. Für eigene Vertrags-, Sicherheits- und Abrechnungszwecke ist Oliver Eitner verantwortlich.

Bei einem Passkey speichert Vivo den öffentlichen Schlüssel, die zugehörige Kennung und technische Authentifizierungsdaten. Der private Schlüssel verbleibt beim verwendeten Gerät beziehungsweise Passkey-Anbieter. Fingerabdruck- und Gesichtsdaten werden nicht an Vivo übermittelt. Der verwendete Passkey-Anbieter kann Passkeys zwischen Ihren Geräten synchronisieren.

Für aktivierte Push-Benachrichtigungen verarbeitet OneSignal Geräte- und Push-Kennungen, die Kontozuordnung sowie die zur Zustellung erforderlichen technischen Daten. Die Berechtigungen lassen sich in Vivo und in den Geräteeinstellungen ändern. Benachrichtigungsinhalte können abhängig von Ihren Geräteeinstellungen auf dem Sperrbildschirm erscheinen.

• Konto- und Betriebsdaten: für die Dauer des Nutzungsverhältnisses und solange eine zulässige weitere Verarbeitung erforderlich ist. Eine Abo-Kündigung ist keine automatische Löschweisung. Bei einer ausdrücklich angeforderten Löschung sieht die App eine 30-tägige Wiederherstellungsfrist vor. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und Rechte anderer Betroffener werden berücksichtigt.
• Beschäftigtendaten: nach den dokumentierten Weisungen des Betriebs und dem AVV. Die erforderlichen arbeits-, steuer- und handelsrechtlichen Fristen hängen vom jeweiligen Datensatz ab; nicht jede Stempelzeit ist automatisch zehn Jahre aufzubewahren.
• Anmeldedaten: Codes und Links sind zeitlich begrenzt gültig; Anmeldesitzungen können bis zu 30 Tage bestehen. Passkey-Zuordnungen bleiben bis zur Entfernung oder Kontolöschung gespeichert.
• Technische Protokolle: nur soweit für Betrieb, Fehleranalyse und Missbrauchsschutz erforderlich. Bei konkreten Sicherheitsvorfällen kann eine längere Sicherung zur Aufklärung erforderlich sein.
• Rechnungs- und Vertragsunterlagen: entsprechend den jeweils anwendbaren gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, insbesondere nach § 147 AO und § 257 HGB; hierfür gespeicherte Daten werden nur für zulässige Zwecke verwendet.

• Auskunft (Art. 15): Sie haben das Recht zu erfahren, welche Daten wir über Sie gespeichert haben
• Berichtigung (Art. 16): Unrichtige Daten können Sie jederzeit korrigieren lassen
• Löschung (Art. 17): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen ("Recht auf Vergessenwerden")
• Einschränkung (Art. 18): Sie können die Verarbeitung einschränken lassen
• Datenübertragbarkeit (Art. 20): Sie können Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format erhalten
• Widerspruch (Art. 21): Sie können der Verarbeitung widersprechen

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: hallo@vivoteam.de

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere am Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder Ort des vermuteten Verstoßes. Für den Anbieter ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg zuständig (www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de).

Die Vivo-Anwendung wird gehostet bei Fly.io, Rechenzentrum Frankfurt am Main, Deutschland / EU. Die Datenbank wird betrieben von Supabase, ebenfalls auf Servern in Frankfurt am Main (AWS eu-central-1). App- und Datenbankdaten liegen dort. Zahlungen laufen über Stripe (EU-US Data Privacy Framework). Eine pauschale Aussage „alles nur in der EU“ wäre unzutreffend.

Fly.io Inc., 2261 Market Street #4990, San Francisco, CA 94114, USA.
Supabase, 970 Toa Payoh North, Singapur – Server: Frankfurt (AWS eu-central-1).

Die Datenverarbeitung erfolgt jeweils auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Für den Versand von E-Mails (OTP-Codes, Login-Links, Benachrichtigungen) und transaktionaler SMS nutzen wir Brevo (Brevo SAS, 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich). Brevo verarbeitet diese Daten auf EU-Servern. E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden für den Versand verwendet und nicht zu Werbezwecken genutzt.

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis eines AVV gemäß Art. 28 DSGVO. Datenschutzerklärung Brevo: brevo.com/legal/privacypolicy

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Für die Abwicklung kostenpflichtiger Abonnements nutzen wir Stripe (Stripe Inc., 510 Townsend Street, San Francisco, CA 94103, USA). Bei Abschluss eines Abonnements werden Zahlungsdaten direkt an Stripe übermittelt. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten (Kreditkartendaten, Bankdaten) nach PCI-DSS-Standard. Vivo speichert Abonnementstatus, Stripe-Referenzen und abrechnungsrelevante Metadaten, aber keine vollständigen Kartennummern oder Sicherheitscodes.

Stripe ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Datenschutzerklärung Stripe: stripe.com/de/privacy

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Wir nutzen Plausible Analytics (plausible.io) zur anonymen Auswertung von Website-Besuchen. Plausible setzt keine Cookies und verzichtet auf dauerhafte Nutzerprofile. Technisch werden unter anderem IP-Adresse und Browserinformationen verarbeitet, um zusammengefasste Besuchsstatistiken zu bilden; rohe IP-Adressen werden laut Anbieter nicht gespeichert. Die Analyse erfolgt auf Servern in der EU.

Datenschutzerklärung Plausible: plausible.io/privacy

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung unseres Angebots). Plausible setzt keine Analyse-Cookies. Für Cookies und Werbefunktionen von Google Ads holen wir eine Einwilligung ein (siehe Abschnitt 11).

Wir nutzen das Google-Tag (gtag.js) von Google für Conversion-Messung und Werbefunktionen: Wir möchten erkennen, ob eine Anzeige zu einer erfolgreichen Registrierung bei Vivo geführt hat.

Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google kann Daten auch über verbundene Unternehmen (insbesondere Google LLC, USA) verarbeiten.

Das Google-Tag wird geladen, wenn in der Anwendung eine Google-Ads-ID hinterlegt ist. Ihre Einwilligung steuert über Consent Mode v2, ob Cookies und Werbesignale genutzt werden dürfen – nicht, ob das Tag grundsätzlich geladen wird.

Wenn Sie zustimmen, können Cookies bzw. vergleichbare Identifikatoren für Werbe- und Messzwecke genutzt werden.

Wenn Sie ablehnen, bleiben die relevanten Consent-Signale auf „abgelehnt“. Es werden dann keine Werbe-Cookies gesetzt. Im Advanced Consent Mode kann Google dennoch eingeschränkte cookielose Messsignale erhalten. Diese Signale enthalten keine von Vivo aktiv übermittelten personenbezogenen Registrierungsdaten wie Name oder E-Mail.

Rechtsgrundlage für Cookies und Werbe-Identifikatoren: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Sie können Ihre Entscheidung jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ ändern.

Cookie-Einstellungen

Weitere Informationen: policies.google.com/privacy · business.safety.google/privacy

Wenn im Team mehrere Sprachen hinterlegt sind, übersetzt Vivo den Text von Neuigkeiten automatisch. Dazu wird der Nachrichtentext an OpenAI (OpenAI, 3180 18th Street, San Francisco, CA 94110, USA) übermittelt. Es werden keine vollständigen Mitarbeiterprofile, Zeitbuchungen oder Zahlungsdaten übermittelt.

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Datenschutzerklärung OpenAI: openai.com/policies/privacy-policy

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Für den Betrieb werden die folgenden Dienstleister eingesetzt. Soweit diese weisungsgebunden personenbezogene Daten verarbeiten, ist eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO erforderlich:

Die datenschutzrechtliche Rolle richtet sich nach der jeweiligen Leistung. Stripe verarbeitet bestimmte Zahlungsdaten auch in eigener Verantwortlichkeit, etwa zur Betrugsprävention und Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Die Verträge und Datenschutzhinweise der Dienstleister beschreiben die jeweiligen Rollen.

Vivo verwendet technisch notwendige Cookies (zum Beispiel Session-Cookies für den Login). Diese Cookies sind für den Betrieb erforderlich und werden nicht für Werbung eingesetzt.

Für Google Ads setzen wir Cookies bzw. vergleichbare Identifikatoren nur, wenn Sie zugestimmt haben. Ohne Zustimmung können im Advanced Consent Mode dennoch eingeschränkte cookielose Messsignale an Google gehen.

Ihre Auswahl speichern wir lokal unter dem Schlüssel vivo-consent-v1 – ausschließlich den Status (akzeptiert oder abgelehnt), keine personenbezogenen Daten. Sie können die Auswahl jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ ändern.

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich an:

Oliver Eitner (Datenschutzverantwortlicher)
E-Mail: hallo@vivoteam.de