Schichtplan einrichten und veröffentlichen

1. Schichten als Entwurf planen

Lege die Schichten für die gewünschte Woche an. „Entwurf“ bedeutet: Die Schichten sind gespeichert, aber für Mitarbeiter noch nicht sichtbar. Du und andere berechtigte Verantwortliche können den Plan prüfen und bearbeiten.

Was bedeutet „Geplant“?

Geplante Stunden zeigen, wann jemand arbeiten soll. Sie sind keine erfasste Arbeitszeit. Mitarbeiter stempeln ihren tatsächlichen Beginn und das Ende weiterhin selbst. Für Pausen gilt die eingestellte Pausenregel. Reguläre Zeiten aus dem Arbeitsmodell können ebenfalls im Plan erscheinen; „Entwurf“ bezieht sich auf die zusätzlich angelegten Schichten.

2. Den fertigen Wochenplan veröffentlichen

Tippe bei der gewünschten Woche auf „Plan veröffentlichen“ und bestätige die Rückfrage. Damit werden die Schichten dieser Woche sichtbar. Mitarbeiter finden ihre Schichten unter Ich → Schichtplan; welche Kollegen sie dort sehen, hängt von der eingestellten Sichtbarkeit ab.

Beispiel

Du planst Annas Montag von 08:00 bis 14:00 Uhr. Solange die Woche ein Entwurf ist, sieht Anna diese Schicht nicht. Nach dem Veröffentlichen erscheint sie in ihrem Schichtplan. Ihre tatsächliche Arbeitszeit wird erst durch das Stempeln erfasst.

Wie erfährt das Team davon?

Vivo erstellt beim Veröffentlichen eine Nachricht im Feed. Eingeplante Mitarbeiter mit aktivierten Push-Benachrichtigungen können zusätzlich eine Mitteilung erhalten. Beim erneuten Veröffentlichen richtet sich diese nach den Änderungen. Ob ein Push auf dem Handy ankommt, hängt auch von den Geräteeinstellungen ab. Der Plan ist unabhängig davon in Vivo sichtbar.

3. Einen veröffentlichten Plan ändern

Änderungen, neue Schichten und gelöschte Schichten in einer veröffentlichten Woche gelten sofort. Dafür ist kein erneutes Veröffentlichen nötig. Das bloße Speichern einer Änderung versendet keine neue Veröffentlichungs-Mitteilung. Informiere betroffene Mitarbeiter bei kurzfristigen Änderungen direkt.

Wieder in Ruhe planen

Über „Veröffentlichung zurückziehen“ setzt du die Woche wieder auf Entwurf. Ihre Schichten sind dann für Mitarbeiter nicht mehr sichtbar, bleiben aber gespeichert. Nach dem Bearbeiten veröffentlichst du die Woche erneut. Bereits gelesene Nachrichten oder empfangene Push-Mitteilungen werden dadurch nicht zurückgenommen.