Was kleine Betriebe zur Arbeitszeiterfassung dokumentieren sollten

Müssen Arbeitgeber Arbeitszeiten erfassen?

Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber ein System einzuführen haben, mit dem die von den Beschäftigten geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Grundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, ausgelegt im Licht des EuGH-Urteils C-55/18 vom 14. Mai 2019.

Die Entscheidung entstand in einem Betriebsratsverfahren. Sie gilt trotzdem als verbindliche Klärung: Die Pflicht besteht bereits, sie wartet nicht auf eine neue Überschrift im Arbeitszeitgesetz.

Was gehört zur erfassten Arbeitszeit?

Für die Dokumentation praktisch relevant sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeit. Pausen sollten erkennbar sein, weil sie Arbeitszeit unterbrechen. Überstunden sind keine eigene Rechtskategorie der Erfassung, sondern die Differenz zur vereinbarten oder gesetzlichen Normalzeit.

Alltag: Freitagmittag fehlt der Zettel von zwei Aushilfen. Der Inhaber rekonstruiert die Woche aus dem Gedächtnis. Genau das ist kein System – es ist eine Schätzung nach dem Tag.

Wie verhält sich das zum Arbeitszeitgesetz?

Das ArbZG regelt Höchstarbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeit. § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt außerdem, Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich aufzuzeichnen und die Unterlagen mindestens zwei Jahre bereitzuhalten. Das ist eine ältere, engere Dokumentationspflicht – sie ersetzt die BAG-Linie nicht.

• ArbZG § 3: werktäglich grundsätzlich acht Stunden, Verlängerung auf zehn unter Ausgleich
• ArbZG § 4: Ruhepausen ab sechs bzw. neun Stunden Arbeitszeit
• ArbZG § 5: Ruhezeit von mindestens elf Stunden
• ArbZG § 16 Abs. 2: Aufzeichnung der acht Stunden überschreitenden Arbeitszeit

Muss Arbeitszeit elektronisch erfasst werden?

Das BAG hat kein bestimmtes Produkt vorgeschrieben. Das BMAS schreibt (Stand 8. August 2025): Für die Aufzeichnung besteht derzeit keine Formvorschrift; sie kann auch handschriftlich erfolgen. Papier, Tabellen oder eine App können ein System sein, wenn Beginn, Ende und Dauer nachvollziehbar bleiben.

Die Bundesregierung hat sich im Koalitionsvertrag darauf verständigt, die Erfassung als elektronische Pflicht im Arbeitszeitgesetz auszugestalten. Das ist eine politische Absicht – kein bereits geltendes ArbZG-Gesetzesdetail. Das BMAS stellt klar: Mit der Erfassung darf nicht gewartet werden, bis das ArbZG angepasst ist.

Gilt das auch für sehr kleine Teams?

Die Arbeitsschutzpflicht unterscheidet nicht nach „ab zehn Personen“. Mögliche spätere Erleichterungen bei der elektronischen Form wären eine Frage des Gesetzgebers. Die Pflicht, Arbeitszeit überhaupt erfassen zu können, trifft auch Inhaber mit zwei oder drei Beschäftigten.

Dürfen Mitarbeitende selbst stempeln?

Ja. Nach Auffassung des BMAS darf der Arbeitgeber die Aufzeichnung delegieren. Die Verantwortung für die öffentlich-rechtlichen Vorgaben bleibt beim Arbeitgeber. Wer nur sagt „schreibt euch das selbst auf“ und nie prüft, hat kein belastbares System.

Was kleine Betriebe konkret tun können

1. Festlegen, wer Beginn, Ende und Pause erfasst – pro Person, pro Tag.
2. Eine Stelle bestimmen, an der Korrekturen nachvollziehbar bleiben.
3. Am Monatsende nicht neu rechnen, sondern vorhandene Tage prüfen.
4. Für Lohn und Steuerberater denselben Datensatz nutzen, nicht eine zweite Excel.