Terminal einrichten und im Alltag nutzen

1. Wer meldet sich wo an?

Passwort vergessen oder keine Anmeldung möglich?

Für die normale Vivo-Anmeldung gibt es kein Passwort zurückzusetzen. Fordere mit deiner bisherigen E-Mail-Adresse einen neuen Anmeldelink oder Anmeldecode an und verwende die neueste Nachricht. Prüfe auch den Spamordner. Funktioniert dein Passkey nicht, nutze die Anmeldung per E-Mail. Ohne Zugriff auf das bisherige Postfach wende dich an hallo@vivoteam.de, damit wir den Zugang gemeinsam prüfen. Lege dafür keinen zweiten Betrieb an. Das Passwort deines E-Mail-Postfachs setzt du bei deinem E-Mail-Anbieter zurück.

2. Terminal einmalig verbinden

1. Schritt 1

   Gerät vorbereiten

   Tablet oder PC am Arbeitsplatz mit Strom und Internet versorgen. Öffne vivoteam.de/terminal im vorgesehenen Browser. Nutze keinen Privatmodus. Der Terminal-Einstieg ist für Tablet- und Computerbildschirme gedacht, nicht für das persönliche Smartphone.

2. Schritt 2

   Verbindungscode anzeigen

   Am Terminal „Verbindungscode anzeigen“ wählen. Der sechsstellige Gerätecode ist zehn Minuten gültig. Er verbindet das Gerät und ist keine Mitarbeiter-PIN.

3. Schritt 3

   Als Inhaber bestätigen

   Auf deinem persönlichen Gerät bei Vivo anmelden. Unter Mehr → Betriebsregeln → 5. c) Terminal einrichten öffnen. Den Gerätecode eingeben, dem Terminal einen Namen geben und bestätigen, dass es am Arbeitsplatz steht. Danach zeigt es das Team an.

4. Schritt 4

   Verbindung testen

   Nach der PIN-Einrichtung am Terminal „Verbindung testen“ wählen und eine persönliche PIN prüfen. Dieser Test bucht keine Arbeitszeit. Schließe und öffne anschließend den Browser beziehungsweise die App und teste auch einen Geräteneustart.

Verwende im Alltag dieselbe App beziehungsweise denselben Browser. Ein anderer Browser, die native App und eine zum Home-Bildschirm hinzugefügte Web-App können getrennte Gerätespeicher verwenden und eine eigene Verbindung benötigen. Lösche die Browserdaten nicht. Ein Startbildschirm-Symbol erleichtert das Öffnen; automatischer Start und Kiosk-Sperre werden am Gerät eingerichtet. Lass auf dem gemeinsamen Gerät keinen persönlichen Inhaberzugang offen.

3. Die erste PIN für Mitarbeiter einrichten

1. Schritt 1

   Team anlegen

   Lege die Mitarbeiter zuerst im Betrieb an und prüfe ihre Arbeitsmodelle. Ein eigener App-Login ist für das Stempeln am Terminal nicht erforderlich.

2. Schritt 2

   Persönlichen Einrichtungscode erstellen

   Öffne als Inhaber Terminal einrichten → Team & persönliche PINs. Wähle bei der Person „Einrichtungscode erstellen“. Gib den achtstelligen Einmalcode persönlich weiter. Er gilt 24 Stunden; das genaue Ablaufdatum steht bei der Ausgabe. Hänge ihn nicht am Terminal aus.

3. Schritt 3

   Mitarbeiter wählt eigene PIN

   Die Person tippt am verbundenen Terminal auf ihren Namen, gibt den Einrichtungscode ein und legt ihre eigene vierstellige PIN fest. Einfache Kombinationen werden abgewiesen. Der Inhaber kann diese PIN nicht einsehen. Eine vorhandene PIN funktioniert auch an einem neu verbundenen Terminal desselben Betriebs.

4. Nur Terminal oder Terminal und Handy

Standalone: Das Team stempelt am gemeinsamen Gerät, der Inhaber verwaltet Zeiten und Einstellungen im eigenen Konto. Hybrid: Mitarbeiter mit persönlichem Vivo-Zugang können zusätzlich am Handy stempeln. Beide Wege verwenden dieselbe laufende Zeit und dasselbe Stundenkonto. Du kannst am Terminal beginnen und am Handy beenden. Es gibt keinen separaten Hybrid-Schalter; die Terminal-Einrichtung schaltet den Handy-Zugang nicht ab.

Zum Stempeln den eigenen Namen auswählen, PIN eingeben und die passende Aktion bestätigen. Warte auf die erfolgreiche Bestätigung und prüfe den neuen Status. Die Kacheln zeigen, wer abwesend, anwesend oder in Pause ist. Die optionale Pause-Aktion wird in der Terminal-Verwaltung eingestellt. Ein automatischer Pausenabzug wird unabhängig davon in den Arbeitszeitregeln festgelegt. Nur die Pause-Schaltfläche auszublenden richtet keinen automatischen Abzug ein; auch ein Wochenstundenmodell allein legt keine Pausenregel fest.

Die Standortprüfung gilt weiterhin auf persönlichen Geräten. Am freigegebenen Terminal wird kein GPS geprüft. Es muss deshalb am Arbeitsplatz bleiben. Seine Gerätefreigabe ersetzt keine laufende Standortkontrolle.

5. PIN oder Einrichtungscode vergessen

1. Mitarbeiter informiert den Inhaber. Die alte PIN lässt sich nicht anzeigen oder zusenden.
2. Inhaber öffnet Terminal einrichten → Team & persönliche PINs → PIN zurücksetzen und bestätigt. Die alte PIN wird ungültig; laufende Zeiten bleiben erhalten.
3. Den neuen Einrichtungscode persönlich weitergeben. Der Mitarbeiter legt am Terminal eine neue vierstellige PIN fest.
4. War nur der noch nicht benutzte Einrichtungscode verloren oder abgelaufen, wählt der Inhaber „Neuen Code erstellen“. Nur den neuesten Code verwenden. Bei einer vorübergehenden Sperre nach Fehlversuchen den angezeigten Hinweis beachten und nicht weiter raten.

6. Gerät aus, abgemeldet oder ohne Internet

7. Defektes oder verlorenes Gerät ersetzen

1. Bei Verlust unter Terminal einrichten → Geräte das alte Gerät sofort sperren.
2. Am neuen Gerät vivoteam.de/terminal öffnen und einen Verbindungscode anzeigen.
3. Im Inhaberkonto „Gerät hinzufügen / ersetzen“ wählen, den Code eingeben und „Ersatz für …“ mit dem bisherigen Gerät auswählen.
4. Nach erfolgreicher Verbindung ist das alte Gerät gesperrt. Bestehende PINs und Zeitbuchungen bleiben erhalten. Verbindung und Neustart auf dem neuen Gerät testen.

8. Wenn der Inhaber wechselt

Plane die Übergabe mit Vivo über hallo@vivoteam.de, bevor der bisherige Inhaber seinen Zugang verliert. Eine Rollenänderung allein klärt nicht die gesamte Betriebsübergabe. Wir prüfen gemeinsam den berechtigten neuen Ansprechpartner, dessen eigenen Zugang, Abrechnung und Kontaktdaten sowie die vorhandenen Gerätefreigaben. Gib weder den persönlichen E-Mail-Zugang noch Anmeldecodes des bisherigen Inhabers weiter. Lösche den Betrieb nicht und lege ihn nicht neu an. Bei Geräten, deren Verbleib unklar ist, sollte die Freigabe gesperrt und kontrolliert neu eingerichtet werden.

9. Vor dem ersten Arbeitstag gemeinsam prüfen

• Inhaber erreicht die Terminal-Verwaltung auf seinem eigenen Gerät; Team und Arbeitsmodelle stimmen.
• Jeder Mitarbeiter hat seine eigene PIN eingerichtet und kann die Verbindung ohne Zeitbuchung testen.
• Pausenablauf und Ersatzweg bei Ausfall sind dem Team bekannt.
• Terminal öffnet nach Schließen und Neustart auf dem tatsächlich eingesetzten Gerät wieder korrekt.
• Bei Hybrid-Nutzung zeigen Handy und Terminal denselben Arbeitsstatus; tatsächliche Testbuchungen werden anschließend sauber geprüft und gegebenenfalls korrigiert.