Am eigenen Handy
Dein Team stempelt im Browser oder in der iPhone-App. Das passt auch zu wechselnden Einsatzorten.
So wird gestempelt →Zeiterfassung Kfz-Werkstatt
Zeiterfassung für Kfz-Werkstätten
Annahme, Werkstatt und Büro haben unterschiedliche Arbeitszeiten. Mit Vivo erfasst jeder seine Stunden selbst. Du behältst Urlaub und Überstunden im Blick und bereitest den Monat für die Abrechnung vor.
Ohne Kreditkarte · Ab 2,90 € pro Nutzer
Die Mitarbeiteransicht · fiktive Beispieldaten
Arbeitszeit ist nicht gleich Werkstattauftrag
Arbeitszeiten unabhängig vom Auftrag
Wie lange ein Wagen auf der Bühne stand, ist Auftragszeit. Wann die Mechanikerin gekommen ist, Pause gemacht hat und Feierabend hatte, ist Arbeitszeit. Beides darf sich unterscheiden – Auftragszeiten ersetzen deshalb keine Zeiterfassung für das Team.
Annahme, Werkstatt und Büro starten nicht gleichzeitig
Die Mitarbeiter in der Annahme beginnen früher, das Büro arbeitet in Teilzeit. Jeder erfasst seinen eigenen Beginn und Feierabend.
Pause, vergessenes Ausstempeln, Monatsende
Pause gehört in den Arbeitstag. Wer den Feierabend vergisst, braucht eine Korrektur – nicht eine erfundene Uhrzeit. Am Monatsende zählen geprüfte Stunden für die Lohnvorbereitung.
Dein Überblick als Inhaber
Ein Überblick für das ganze Werkstattteam
Jede Person stempelt ihren Tag
„Ich bin da“, Pause, „Feierabend“. Werkstatt, Annahme und Büro nutzen dieselbe einfache Logik – nur zu unterschiedlichen Uhrzeiten.
Sollstunden und Saldo, wenn ihr sie braucht
Das persönliche Arbeitsmodell bildet die Grundlage für das Überstundenkonto. Minijob und Aushilfe haben in Vivo bewusst kein Soll und keinen Saldo.
Urlaub sichtbar, bevor die Halle leer ist
Antrag stellen, Status sehen, Monat prüfen. Kein mündlicher Frei-Tag, der erst auffällt, wenn niemand an der Bühne steht.
Die Inhaberansicht · fiktive Beispieldaten
Ein Werkstatttag
So läuft ein Arbeitstag mit Vivo
Vivo erfasst die Arbeitszeit der Person – nicht die Zeit pro Reparaturauftrag oder Fahrzeug.
- 01Ich bin da
Wer kommt, tippt den Beginn. Annahme um 7:30, Mechaniker um 8:00, Büro später: jede Stempelung gehört zur Person.
- 02Pause erfassen
Mitarbeiter stempeln ihre Pausen selbst oder nutzen den eingestellten automatischen Pausenabzug. Weniger Betrieb an der Theke löst keinen Abzug aus.
- 03Ende setzen oder nachtragen
Offene Buchungen bleiben sichtbar. Feierabend nachträglich setzen oder den Tag unter Ich → Arbeitszeit manuell eintragen.
- 04Arbeitszeit beenden
„Feierabend“ schließt die Buchung. Der Auftrag am Wagen kann länger laufen – das ändert die Mitarbeiterzeit nicht automatisch.
- 05Ist gegen Soll
Sind Wochenstunden hinterlegt, aktualisiert sich der Saldo aus Ist minus Soll. Ohne Wochenstunden gibt es keinen belastbaren Saldo.
- 06Prüfen, korrigieren, exportieren
Offene Stempelungen schließen, fehlende Tage nachtragen, Monat abschließen und die Excel- oder PDF-Zeitnachweise an die Kanzlei weitergeben.
Beispiel: vom erfassten Tag zum Zeitnachweis.
Wie stempelt dein Team?
Annahme, Werkstatt und Büro stempeln ihre eigenen Arbeitszeiten. So kannst du Anwesenheit und Urlaub planen, ohne Reparaturaufträge mit Mitarbeiterstunden zu verwechseln.
Mit Standortprüfung
Optional prüft Vivo beim Ein- und Ausstempeln die Nähe zum Betrieb. Adresse und Radius legst du fest; es gibt keine dauerhafte Ortung.
Standortprüfung kennenlernen →Am gemeinsamen Terminal
Ein Tablet, persönliche PINs und dieselben Stundenkonten. Auch zusammen mit Handy-Stempelungen nutzbar. Jetzt als Beta für alle Betriebe verfügbar.
Terminal-Beta entdecken →Mitarbeiterzeit, nicht Fahrzeugzeit
Vivo ist leichtgewichtige Personalorganisation für die Werkstatt: Arbeitszeit, Urlaub, Saldo und Export. Kein Werkstattmanagement, keine Auftragszeiten am Fahrzeug.
- Kein Stempel-Terminal nötig – das Team nutzt das Handy.
- Die Zeitbuchung beginnt und endet durch bewusstes Stempeln, nicht automatisch beim Betreten oder Verlassen des Betriebs.
- Keine Zeit pro Reparaturauftrag oder Kennzeichen – bewusst die Person, nicht der Wagen.
Persönlich begleitet
Ich entwickle Vivo
Und helfe dir beim Start
Du sprichst direkt mit mir. Wir schauen gemeinsam, wie ihr heute arbeitet und was ihr für den Wechsel braucht. So musst du euren Ablauf nicht bei jedem Gespräch neu erklären.
- 01Erst euren Alltag verstehen
Wie erfasst ihr Zeiten? Welche Arbeitsmodelle, Pausen und Überträge gibt es? Was soll einfacher werden?
- 02Den Übergang vorbereiten
Wir legen Starttag, Einstellungen und Zuständigkeiten fest. Dein Team weiß, was sich ändert und wie es losgeht.
- 03Die ersten Tage gemeinsam prüfen
Stimmen Buchungen und Pausen? Wo gibt es Rückfragen? Ich unterstütze dich dabei, den Ablauf passend einzurichten.
Oliver Eitner · Gründer & Entwickler
Mit mir den Start besprechen ↗Wir stimmen vorab ab, welche Unterstützung ihr braucht. Du kannst Vivo auch selbst einrichten.
Vor dem Start
Deine Fragen zu Vivo
Wie funktioniert Zeiterfassung in einer Kfz-Werkstatt?
Mitarbeiter tippen „Ich bin da“, können Pause starten und beenden mit „Feierabend“. Annahme, Werkstatt und Büro stempeln unabhängig voneinander. Vivo misst die Arbeitszeit der Person, nicht die Zeit am Auftrag.
Können Werkstatt und Büro unterschiedliche Arbeitszeiten haben?
Ja. Jede Person stempelt ihren eigenen Beginn und ihr eigenes Ende. Es gibt keine gemeinsame Stempeluhr und keine Pflicht, denselben Arbeitsbeginn zu nutzen.
Was passiert, wenn jemand vergisst auszustempeln?
Die Buchung bleibt offen und zählt nicht in die Stundensumme. Ihr setzt das Ende nachträglich oder tragt den Tag unter Ich → Arbeitszeit manuell nach. Ein berechtigter Admin kann mit Korrekturgrund berichtigen.
Können Arbeitszeiten nachträglich korrigiert werden?
Unter Ich → Arbeitszeit sehen Mitarbeiter ihre Buchungen. Je nach Betriebsregel dürfen sie selbst korrigieren, eine Änderung zur Genehmigung einreichen oder einen Admin um die Änderung bitten. Änderungen bleiben nachvollziehbar.
Kann Vivo Überstunden bzw. Stundensaldo abbilden?
Wenn an der Person Wochenstunden hinterlegt sind, zeigt Vivo einen Saldo aus Startsaldo plus Ist minus Soll. Minijob und Aushilfe haben in Vivo kein Soll und keinen Saldo.
Können Mitarbeiter Urlaub über Vivo beantragen?
Ja. Urlaub läuft als Antrag mit Status. Krankheit erfasst ihr ebenfalls als Abwesenheit – sichtbar für die Admin, bevor die Halle unterbesetzt ist.
Hilft Vivo bei der Vorbereitung der Lohnabrechnung?
Am Monatsende prüft ihr Lücken, korrigiert, schließt den Monat ab und ladet Excel (XLSX) oder PDF herunter. Die Kanzlei verarbeitet die Datei in ihrem System. Vivo ist kein DATEV-Partner und importiert nicht direkt in DATEV.
Erfasst Vivo Zeiten pro Reparaturauftrag oder Fahrzeug?
Nein. Vivo erfasst Mitarbeiter-Arbeitszeit: Beginn, Pause, Ende. Auftrags- und Fahrzeugzeiten bleiben im Werkstattsystem.
Arbeitszeiten in der Werkstatt festhalten
30 Tage testen. Kein automatisches kostenpflichtiges Abo nach dem Test. Der Auftrag bleibt im Werkstattsystem – die Arbeitszeit in Vivo.