Ratgeber · Was sollte ich wissen?Hilfe · Wie mache ich das in Vivo?

Praxis · Lohn & Export

Monatsabschluss mit sechs Mitarbeitern: vom offenen Tag zum Zeitnachweis

Redaktion: Vivo Redaktion · Veröffentlicht 04.10.2026 · Aktualisiert 04.10.2026

Kurze Antwort

Prüfe zuerst Arbeitsmodelle, tatsächliche Buchungen und Abwesenheiten. Kläre anschließend die offenen Punkte im Monatsabschluss. Erst der geprüfte Stand wird als Excel oder PDF für einzelne Mitarbeiter oder das Team weitergegeben. Fehlende Zeiten müssen geklärt werden; Vivo kann sie nicht erraten.

1Zeiten prüfen
2Monat abschließen
3Excel oder PDF
4Kanzlei
Export aus denselben Buchungen, nicht aus einer zweiten Liste.
Inhalt
  1. Vor dem Monatsende: die Grundlage prüfen
  2. Sechs Personen, sechs typische Prüfungen
  3. Was bei Vertretungen und Überstunden wichtig ist
  4. Prüfen, abschließen, weitergeben
  5. Vor der Übergabe kurz kontrollieren
  6. Nach dem Abschluss fällt noch ein Fehler auf?

Fiktiver Beispielbetrieb mit sechs Mitarbeitern, ohne Bezug zu einem Kunden: Zwei Personen haben identische Wochenzeiten, zwei arbeiten an unterschiedlichen festen Tagen, eine Person arbeitet mit wechselnder Verteilung und eine weitere übernimmt einzelne geplante Einsätze. Die Modelle werden entsprechend den vereinbarten Arbeitszeiten eingerichtet.

Vor dem Monatsende: die Grundlage prüfen

  • Sind alle abzurechnenden Mitarbeiter dem Betrieb zugeordnet, einschließlich neuer oder ausgeschiedener Personen im betroffenen Monat?
  • Passen Arbeitsmodell und Gültigkeitsdatum je Person? Eine Änderung für die Zukunft darf nicht versehentlich alte Monate umstellen.
  • Sind Bundesland und gegebenenfalls örtlich abweichende Feiertage für den Betriebsstandort geprüft?
  • Sind Urlaubsverwaltung, Zeitkorrekturen und Überstunden so eingestellt, wie ihr tatsächlich arbeitet?

Sechs Personen, sechs typische Prüfungen

Person / SituationWas der Inhaber klärtWoran es erledigt ist
A: Ein Tag hat keinen FeierabendTatsächliche Endzeit und Pause klären, dann gemäß Korrekturregel ändern oder freigeben.Der Eintrag ist geschlossen und die korrigierte Dauer nachvollziehbar.
B: Urlaub bei TeilzeitGenehmigten Zeitraum mit den hinterlegten Arbeitstagen vergleichen.Die berücksichtigten Tage und Zeitwerte passen zum Arbeitsmodell.
C: Einspringen an einem sonst freien TagZusätzlichen Einsatz planen, wenn ihr den Schichtplan nutzt, und die tatsächliche Arbeit stempeln lassen.Die Arbeitszeit ist erfasst. Ein Tag ohne reguläre Sollzeit wird nicht einfach ausgelassen.
D: Feiertag am ArbeitsortStandort und Tagesbewertung kontrollieren; bei tatsächlicher Arbeit die Buchung zusätzlich prüfen.Feiertag und tatsächliche Arbeitszeit sind nachvollziehbar, keine erfundene Anwesenheit.
E: Krank statt geplantem EinsatzKrankmeldung prüfen und eine versehentliche doppelte Erfassung als Urlaub bereinigen.Kalender und Monatsnachweis zeigen den richtigen Abwesenheitsgrund.
F: Start mitten im MonatBeschäftigungsbeginn und gültiges Arbeitsmodell prüfen.Tage vor dem Beginn werden nicht als vergessene Stempelungen nachgetragen.

Was bei Vertretungen und Überstunden wichtig ist

Eine Vertretung kann in Praxis, Handel oder Handwerk vorkommen: Die tatsächliche Arbeit wird erfasst, auch wenn für diesen Wochentag sonst keine Sollzeit hinterlegt ist. Eine zusätzliche geplante Schicht ist nicht schon eine Stempelung und ändert nicht automatisch die vertragliche Wochenarbeitszeit.

Bei ausgeschalteter Überstundenverwaltung verschwinden die erfassten Arbeitszeiten nicht. Das Überstundenkonto und die dazugehörige Darstellung richten sich nach den Betriebsregeln. Die arbeitsvertragliche Bewertung oder Auszahlung ist damit nicht entschieden. Prüfe die Zeitnachweise statt aus einer ausgeblendeten Anzeige auf „keine Mehrarbeit“ zu schließen.

Prüfen, abschließen, weitergeben

  1. Schritt 1

    Monat und Mitarbeiter durchgehen

    Öffne „Monat“ und den gewünschten Zeitraum. Gehe die angezeigten offenen Buchungen, fehlenden Zeiten und ausstehenden Korrekturen durch. Ergänze keine pauschalen Stunden, nur damit ein Hinweis verschwindet.

  2. Schritt 2

    Abwesenheiten abgleichen

    Prüfe genehmigte Urlaube, Krankheit, Feiertage und eingetragene Schließzeiten. Eine bezahlte Schließzeit ohne Urlaubsabzug wird nicht als Urlaub angelegt.

  3. Schritt 3

    Den geprüften Monat exportieren

    Prüfe die Vorschau, wenn die offenen Punkte geklärt sind. Kontrolliere die tatsächlichen Angaben und lade anschließend die Unterlagen herunter; eine separate Abschlussaktion ist im normalen Ablauf nicht erforderlich.

  4. Schritt 4

    Unterlagen auswählen

    Wähle unter „Unterlagen für“ eine Person oder alle Mitarbeiter. „Excel herunterladen“ liefert eine formatierte XLSX-Datei, beim Team mit eigenen Registern je Mitarbeiter. Alternativ nutze „PDF herunterladen“.

  5. Schritt 5

    Mit der Kanzlei abstimmen

    Gib die Unterlagen auf dem vereinbarten Weg weiter. Excel und PDF dienen der Lohnvorbereitung; sie sind keine zugesicherte DATEV-Importdatei.

Vor der Übergabe kurz kontrollieren

Das passiert danach

  • Betrieb, Monat und Mitarbeiter stimmen. Alle für die Abrechnung benötigten Personen sind enthalten.
  • Die Beispieltage aus der Tabelle sind nachvollziehbar: Buchungen, Pausen und Abwesenheiten passen zusammen.
  • Es bleiben keine ungeklärten Korrekturanträge oder offenen Zeitbuchungen für den Abschluss.
  • Du hast die heruntergeladene Datei geöffnet und mindestens einen korrigierten Tag sowie eine Abwesenheit geprüft.

Nach dem Abschluss fällt noch ein Fehler auf?

Korrigiere die Daten in Vivo. Wenn Änderungen den Abschluss veralten lassen, prüfe und aktualisiere ihn erneut und lade die Unterlagen neu herunter. Informiere die Kanzlei, welche Fassung ersetzt wird. Änderungen nur in einer heruntergeladenen Excel-Datei lassen den Datenstand in Vivo unverändert.

Weiterlesen