Von Stundenzetteln zur digitalen Zeiterfassung: so startet dein Team

Was brauchst du vor dem Wechsel?

Du musst nicht erst jeden alten Stundenzettel abtippen, um mit neuen Buchungen zu beginnen. Entscheidend ist eine klare Grenze zwischen bisheriger Erfassung und neuem System. Vereinbart, welches Datum für wen gilt und wer die übernommenen Stunden kontrolliert.

In fünf Schritten vom Papier zum ersten echten Arbeitstag

1. Schritt 1

   Startdatum vereinbaren

   Wähle mit deinem Team einen übersichtlichen Starttag. Ein Monatsanfang erleichtert die Trennung, ist aber keine Voraussetzung. Wer früher startet, bekommt einen eigenen nachvollziehbaren Übergang.

2. Schritt 2

   Bisherige Stunden gemeinsam prüfen

   Stelle Plus- und Minusstunden mit Stichtag zusammen. Kläre offene Korrekturen, bevor du den Ausgangssaldo übernimmst. Bewahre die zugrunde liegenden Nachweise auf.

3. Schritt 3

   Arbeitsmodelle und Regeln einrichten

   Hinterlege die tatsächlichen Wochenstunden und gegebenenfalls festen Arbeitstage. Prüfe Pausenregel und Überstundenkonto. Eine Teilzeitkraft braucht ihr eigenes passendes Modell.

4. Schritt 4

   Team einladen und Ablauf zeigen

   Jeder öffnet Vivo und kennt Beginn, Pause und Feierabend. Klärt auch, wie eine vergessene Buchung korrigiert wird. Eine Anmeldung allein ist noch kein erfolgreicher Start.

5. Schritt 5

   Ersten abgeschlossenen Tag vergleichen

   Prüft Arbeitsbeginn, Ende, Pausen und Nettozeit gemeinsam. Stimmt etwas nicht, korrigiert gezielt die Buchung oder Einstellung, bevor sich der Fehler wiederholt.

So vermeidest du doppelte Zeitguthaben

Fiktives Beispiel: Eine Mitarbeiterin hat zum 31. Oktober +5 Stunden 30 Minuten. Im November kommen bei einem passend eingerichteten Stundenkonto +1 Stunde 15 Minuten hinzu. Ohne weitere Anpassungen ergibt das +6 Stunden 45 Minuten. Der Ausgangswert wird einmal übernommen, nicht zusätzlich als erfundener Arbeitstag eingetragen.

Was übernimmt Vivo – und was bereitest du vor?

In Vivo legst du Mitarbeiter und Arbeitsmodelle an. Für einen bestehenden Stundenstand hältst du Person, Betrag, Vorzeichen und Stichtag fest und prüfst vorhandene Überträge. Bei Unklarheiten hilft dir der Vivo-Support beim Abgleich. Diese Anleitung verspricht keinen automatischen Scan oder Import deiner Papierzettel.

Woran erkennst du, dass der Wechsel gelungen ist?

• Alle gestarteten Mitarbeiter können ihre Zeiten erfassen.
• Der erste abgeschlossene Arbeitstag stimmt einschließlich Pause.
• Das Arbeitsmodell gilt ab dem richtigen Datum.
• Bisherige Stunden sind genau einmal berücksichtigt.
• Im Bereich Monat kannst du die erfassten Tage prüfen und anschließend den Zeitnachweis ansehen.

Bei festen Arbeitstagen kann Vivo fehlende Einträge für vergangene Tage erkennen. Bei flexiblen Modellen kontrollierst du die Vollständigkeit selbst. Arbeitet jemand noch gar nicht mit Vivo, soll daraus nicht rückwirkend eine Reihe vermeintlich vergessener Stempelungen entstehen.