Fachwissen · Lohn & Export
DATEV & Zeiterfassung: So kommen Arbeitszeiten zur Lohnabrechnung
Redaktion: Vivo · Veröffentlicht 22.08.2026 · Aktualisiert 04.10.2026
Kurze Antwort
DATEV verarbeitet in der Kanzlei die Lohnabrechnung. Der Betrieb liefert strukturierte Arbeitszeitdaten: Personalnummer, Monat, Stunden und Abwesenheiten. Die Steuerberatung macht daraus die Buchung. Vivo stellt dafür Excel- und PDF-Zeitnachweise bereit. Eine direkte Übertragung oder ein garantierter Import in DATEV ist damit nicht verbunden.
Inhalt
Wer macht was?
Drei Rollen, drei Aufgaben. Wer sie vermischt, bekommt Rückfragen – oder Dateien, die in der Kanzlei nicht ankommen.
| Stelle | Aufgabe |
|---|---|
| Betrieb | Arbeitszeiten erfassen, Stammdaten pflegen, Monat prüfen |
| Steuerberatung / Steuerkanzlei | Lohnabrechnung, Lohnarten, Meldungen, DATEV-Prozess |
| DATEV | Die Software, in der die Kanzlei abrechnet – nicht das Zeiterfassungstool des Betriebs |
Warum strukturierte Arbeitszeitdaten helfen
Ein Foto vom Stundenzettel ist kein Bewegungsdatensatz. Die Lohnbuchhaltung braucht denselben Monat, dieselben Personen und dieselben Stunden – nachvollziehbar, nicht als Chat-Verlauf. Strukturierte Daten senken Rückfragen, ersetzen aber nicht die fachliche Prüfung der Kanzlei.
Zuordnung mit der Kanzlei abstimmen
- Betrieb und Abrechnungsmonat eindeutig benennen
- Zuordnung des Betriebs bei der Kanzlei abstimmen
- Personalnummer je abrechnungsrelevanter Person
- Klarheit, welche Mitarbeiter in den Export gehören
Personalnummern und weitere Angaben für die Abrechnung stimmt ihr mit der Kanzlei ab. Für den Excel- oder PDF-Download in Vivo sind keine DATEV-Berater- und Mandantennummern erforderlich.
Monatsprüfung vor dem Export
- Offene Einstempelungen schließen.
- Fehlende Buchungen anhand des Arbeitsmodells klären; bei „Nur Ist-Zeiten“ keine Arbeitstage erfinden.
- Abwesenheiten gegen den Kalender halten.
- Erst dann Datei erzeugen und übergeben.
Welche Unterlagen liefert Vivo?
| Format | Typisch für | Grenze |
|---|---|---|
| Zeitnachweise lesen, weitergeben und ablegen | kein zugesicherter DATEV-Import | |
| Excel (XLSX) | Formatierte Tagesnachweise; beim Team ein Register je Mitarbeiter | Korrekturen in Vivo vornehmen und Unterlagen neu erzeugen |
Typische Fehlerquellen
Wann reicht eine Vorlage – und wann die App?
Eine kostenlose DATEV-Stundenzettel-Vorlage reicht, wenn du einzelne Monate selbst ausfüllst. Digitale Zeiterfassung wird sinnvoll, wenn das Team laufend erfasst und du am Monatsende prüfen und exportieren willst.
Drei Einstiege, drei Absichten
- Nur eine Vorlage: DATEV-Stundenzettel als PDF oder Excel, ohne Anmeldung.
- Eine Zeiterfassung mit Export: Team stempelt, du prüfst, Datei an die Kanzlei.
- Vivo läuft schon: Unter „Monat“ prüfen, abschließen und Excel oder PDF herunterladen.
Häufige Fragen
Was macht DATEV in diesem Prozess?
DATEV-Programme wie LODAS oder Lohn und Gehalt sind die Software der Steuerkanzlei für die Lohnabrechnung. Sie verarbeiten Stammdaten und Bewegungsdaten – nicht den Zettelberg des Betriebs.
Wann reicht eine einfache Vorlage?
Wenn du nur einen Mitarbeiter oder einzelne Monate dokumentierst. PDF und Excel bleiben dann oft der kürzeste Weg.
Wann wird digitale Zeiterfassung sinnvoller?
Wenn mehrere Mitarbeiter laufend Zeiten liefern und am Monatsende Zettel, WhatsApp und Excel eingesammelt werden müssen.
Quellen & Stand
Aktualisiert: Oktober 2026
- Löhne und Gehälter digital abrechnen · DATEV eG
- LODAS comfort · DATEV eG
Dieser Beitrag stützt sich auf öffentlich zugängliche Primärquellen. Er ersetzt keine Rechtsberatung.