Zeiterfassung für Kleinbetriebe: mit sechs Mitarbeitern starten

Woran du eine passende Zeiterfassung erkennst

Ein Beispielbetrieb mit sechs Mitarbeitern

Das folgende Team ist frei erfunden: Zwei Personen arbeiten gleich, zwei haben andere feste Tage, eine arbeitet mit wechselnden Einsätzen und eine beginnt erst im laufenden Monat. Die Einrichtung folgt den vereinbarten Arbeitszeiten, nicht pauschal den Öffnungszeiten des Betriebs.

1. Schritt 1

   Betriebsregeln festlegen

   Lege fest, wer Zeiten korrigieren darf, ob Urlaub über Vivo verwaltet wird und wie ihr Überstunden darstellt. Prüfe auch das Bundesland für Feiertage.

2. Schritt 2

   Ein gemeinsames Arbeitsmodell einrichten

   Richte die erste Person ein, kontrolliere Wochentage, Zeiträume und Gültigkeitsdatum und übernimm das Modell auf die zweite Person mit identischen Zeiten.

3. Schritt 3

   Abweichende Modelle ergänzen

   Lege die anderen Modelle separat fest. Prüfe bei einem Eintritt während des Monats das Startdatum; frühere Tage sind keine vergessenen Stempelungen.

4. Schritt 4

   Mitarbeiter einladen und einen Tag prüfen

   Lade die Personen ein. Jeder nutzt seinen eigenen Zugang. Prüft gemeinsam Beginn, Pause und Ende eines Tages sowie den Weg für Korrekturen.

Was im Alltag wirklich gebraucht wird

Die Mitarbeiter erfassen tatsächliche Arbeitszeiten. Verantwortliche klären offene Buchungen und Abwesenheiten zeitnah. Ein Schichtplan ist sinnvoll, wenn ihr wechselnde Einsätze koordinieren müsst; feste Arbeitsmodelle brauchen nicht allein deshalb zusätzlich jede Woche neu geplante Schichten.

In einer Praxis sind geteilte Arbeitszeiten typisch, in der Gastronomie wechselnde Dienste, in der Reinigung getrennte Einsätze. Im Handwerk kann eine Vertretung an einem sonst freien Tag hinzukommen. Entscheidend ist jeweils, dass geplante Zeit und tatsächlich geleistete Arbeit unterscheidbar bleiben.

Der erste Monatsabschluss ist der entscheidende Test

• Eine vergessene Buchung nach der gewählten Korrekturregel bereinigen.
• Einen Urlaub und einen Feiertag anhand des Arbeitsmodells prüfen.
• Einen zusätzlichen Einsatz an einem sonst freien Tag kontrollieren.
• Den Monat prüfen und Excel oder PDF für eine einzelne Person sowie das Team öffnen.

Wenn dafür erneut eine unabhängige Tabelle aufgebaut werden muss, ist der Ablauf noch nicht fertig eingerichtet. Die Unterlagen unterstützen die Lohnabrechnung; die fachliche Verarbeitung übernimmt eure Kanzlei.

Kosten und Grenzen vor der Entscheidung prüfen

Vergleiche die Gesamtkosten für eure tatsächliche Nutzerzahl und die benötigten Funktionen. Bei Vivo stehen die aktuellen Testbedingungen und Preise auf der Preisseite. Eine günstige Grundgebühr allein sagt wenig, wenn wichtige Funktionen zusätzlich bezahlt werden müssen.

Vivo kann im Browser und optional in der iPhone-App genutzt werden. Für zuverlässiges Erfassen und Synchronisieren braucht ihr eine Internetverbindung. Die Monatsunterlagen gibt es als Excel und PDF; eine direkte DATEV-Schnittstelle wird damit nicht zugesichert. Prüfe gesondert, wenn dein Betrieb beispielsweise Projektabrechnung, GPS-Nachweise oder eine spezielle Lohnanbindung benötigt.

Wann ist das Team startklar?