Zeiterfassung + Lohnexport
Dein Team erfasst Arbeitszeiten selbst. Du prüfst den Monat und bereitest die Daten für Steuerberatung und Lohnabrechnung auf – ohne jeden Monat Zettel und Excel-Dateien zusammenzusuchen.
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Monatsübersicht
August 2026
Jana Müller
168:30 h
Tom Klein
154:00 h
Sara Becker
Urlaub 5 Tage
Datei
Zeitnachweise_2026-08.xlsx
Nicht das Stempeln ist das Problem – sondern Zettel, Chat-Verläufe und Excel-Dateien erst dann zusammenzusuchen, wenn die Lohnabrechnung schon wartet.
1
Mitarbeiter schreiben Zeiten auf
2
Zettel, WhatsApp und Excel einsammeln
3
Fehlende Zeiten nachfragen
4
Stunden zusammenrechnen
5
Für den Steuerberater aufbereiten
Vivo zieht diesen Prozess in einen Ablauf.
01
Beginn, Ende und Pause – per „Ich bin da“ oder manuell nachgetragen.
02
Fehlende oder offene Buchungen werden sichtbar. Erst dann geht der Monat weiter.
03
Formatierte Excel-Datei oder PDF-Zeitnachweise aus den geprüften Buchungen – für einzelne Mitarbeiter oder das Team.
Keine direkte automatische DATEV-Cloud-Übertragung. Die Kanzlei entscheidet, ob und wie sie die Datei weiterverarbeitet.
Vivo ersetzt weder deine Steuerberatung noch DATEV. Vivo sorgt dafür, dass die Arbeitszeitdaten davor strukturiert vorliegen.
Dein Team
Arbeitszeit
Dein Betrieb
Monat prüfen
Export
Datei übergeben
Steuerberatung
Lohnabrechnung
Nachvollziehbare Zeitnachweise je Mitarbeiter. Die Lohnabrechnung und die Übernahme in DATEV bleiben bei deiner Kanzlei.
Mitarbeiter und Monat
Eigener Zeitnachweis je Mitarbeiter für den ausgewählten Monat.
Arbeitszeiten
Erfasste Arbeitszeiten und Pausen nachvollziehbar je Tag.
Soll und Ist
Sollzeiten aus dem Arbeitsmodell und die berücksichtigten Ist-Zeiten.
Abwesenheiten
Hinterlegte Abwesenheiten und für den Betrieb berücksichtigte Feiertage.
Überstunden
Darstellung entsprechend den eingestellten Betriebsregeln.
Monatssummen
Zusammenfassung als Grundlage für die weitere Prüfung in der Kanzlei.
Die konkrete Verarbeitung in der Lohnabrechnung hängt vom verwendeten DATEV-Produkt und dem Prozess deiner Steuerkanzlei ab. Kläre das gewünschte Format im Zweifel mit deiner Kanzlei.
Arbeitszeiten für die Lohnabrechnung vorbereiten – unabhängig von der Branche.
Wer nur einen Stundenzettel braucht, sollte keine Software kaufen. Wer jeden Monat ein Team abrechnet, braucht mehr als eine Datei.
Kostenlose Vorlage
Ein Mitarbeiter, ein Monat, Papier oder Excel – die Vorlage reicht oft völlig aus.
Vivo
Dann wird aus der Vorlage ein wiederkehrender Verwaltungsprozess. Das Team stempelt, du prüfst, der Export geht an die Kanzlei.
Ja. Du prüfst und schließt den Monat in Vivo ab und lädst Zeitnachweise als formatierte Excel-Datei (XLSX) oder PDF herunter. Damit bereitest du die Unterlagen für deine Kanzlei vor. Das ist keine direkte DATEV-Schnittstelle und kein zugesicherter DATEV-Import.
Nein. DATEV ist die Software der Kanzlei. Vivo erfasst Arbeitszeiten unabhängig davon. Du übergibst deiner Steuerberatung Excel oder PDF und stimmst die weitere Verarbeitung mit ihr ab.
Nein. Vivo ist kein DATEV-Partner, führt kein DATEV-Siegel und bietet keine offizielle DATEV-Schnittstelle. Vivo liefert Excel- und PDF-Zeitnachweise für die Lohnvorbereitung. Die Kanzlei übernimmt die Abrechnung.
Ja. Du lädst die Datei herunter und übergibst sie der Kanzlei – per Mail, Upload oder wie ihr es gewohnt seid. Der Steuerberater muss Vivo nicht nutzen.
Arbeitsmodell, erfasste Zeiten und Abwesenheiten sollten zum Monat passen. Kläre offene Buchungen und Korrekturen. Für den Excel- oder PDF-Download brauchst du keine DATEV-Berater- oder Mandantennummer.
Unter „Unterlagen für“ wählst du einen Mitarbeiter oder das Team. Du erhältst PDF-Zeitnachweise oder eine formatierte Excel-Datei; beim Team enthält sie eigene Register je Mitarbeiter. Grundlage sind die geprüften Zeiten und Abwesenheiten sowie eure Betriebsregeln.
Die Vorlage ist PDF und Excel zum Selbstausfüllen – ohne Anmeldung. Diese Seite beschreibt die Software: das Team erfasst selbst, du prüfst den Monat und exportierst. Beides kann nebeneinander sinnvoll sein.
Mehr zum Ablauf: DATEV und Zeiterfassung · Monatsunterlagen für die Kanzlei
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