Arbeitszeiterfassung Pflicht 2026 – was kleine Betriebe jetzt wissen müssen
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt seit BAG-Urteil 2022 für alle Betriebe in Deutschland. Was genau gilt, was droht und wie du es ohne Aufwand umsetzt.
Seit Oktober 2022
Das BAG-Urteil vom 13. September 2022 verpflichtet alle Arbeitgeber zur systematischen Zeiterfassung.
Elektronisch ab 2026
Laut Koalitionsvertrag 2025 soll die elektronische Zeiterfassung ab 2026 im Arbeitszeitgesetz verankert werden.
Bis zu 30.000 € Bußgeld
Bei Verstößen gegen die Zeiterfassungspflicht sind Bußgelder von bis zu 30.000 € pro Verstoß möglich.
RECHTSLAGE
Was die Arbeitszeiterfassungspflicht bedeutet
Die Pflicht gilt bereits heute
Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen alle Arbeitgeber in Deutschland ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeiten einführen. Das gilt für jeden Betrieb – unabhängig von Größe, Branche oder ob ein Betriebsrat vorhanden ist.
Die Pflicht ergibt sich aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes. Der Koalitionsvertrag 2025 sieht vor, diese Pflicht auch formal im Arbeitszeitgesetz zu verankern – mit der Pflicht zur elektronischen Erfassung ab voraussichtlich 2026.
Was für kleine Betriebe gilt
Wichtig für Betriebe unter 10 Mitarbeitern
Nach aktuellem Gesetzesentwurf (Stand 2026) müssen Betriebe mit weniger als 10 Beschäftigten nicht zwingend elektronisch erfassen. Manuelle Aufzeichnungen sind noch zulässig. Die grundsätzliche Pflicht zur Dokumentation gilt aber für alle – auch wenn du nur 2 Mitarbeiter hast.
- Alle Arbeitgeber mit mindestens einem Mitarbeiter betroffen
- Papier oder Excel reicht für Betriebe unter 10 MA (noch)
- Aufbewahrungspflicht: mindestens 2 Jahre (§ 17 MiLoG)
- Mitarbeiter müssen ihre Zeiten selbst einsehen können
UMSETZUNG
Drei Wege zur Zeiterfassung – was passt zu dir?
Stundenzettel auf Papier
- Kostenlos
- Reicht für Betriebe unter 10 MA (aktuell)
- Fehleranfällig, unleserlich
- DATEV-Export muss manuell erstellt werden
- Kein Überblick über Urlaub und Abwesenheiten
- Ab 2026 voraussichtlich nicht mehr ausreichend
Excel-Tabelle
Eingeschränkt geeignet- Überstunden können berechnet werden
- Kostenlos
- Kein Echtzeit-Überblick
- DATEV-Export muss manuell erstellt werden
- Kein Zugang für Mitarbeiter
- Ab 2026 voraussichtlich nicht ausreichend
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Häufige Fragen zur Arbeitszeiterfassungspflicht
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Die Arbeitszeiterfassungspflicht gilt seit dem BAG-Urteil September 2022 für alle Arbeitgeber in Deutschland. Die elektronische Arbeitszeiterfassung soll ab 2026 im Arbeitszeitgesetz verankert werden. Kleine Betriebe unter 10 Mitarbeitern müssen nach aktuellem Entwurf nicht zwingend elektronisch erfassen, die grundsätzliche Dokumentationspflicht gilt jedoch bereits heute. Verstöße können mit Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Arbeitszeiterfassung für Physiotherapie, Gastronomie, Handwerk und alle anderen Branchen: Vivo erfüllt die Zeiterfassungspflicht vollständig – mit digitalem Stempeln per App, DATEV-Export für den Steuerberater und Urlaubsverwaltung in einer App. Ab 2,90 €/Mitarbeiter, 30 Tage kostenlos auf vivoteam.de.